Başarılı müzakereciden dersler

muzakere.jpg_4815919

Müzakerenin kendine özgü bir mantığı ve gerekleri vardır ve etkin müzakere becerileri eğitim ve bilinçli bir çabayla geliştirilebilir. Ancak daha da önemlisi, kişinin kendi kişisel müzakere tarzını bilmesidir.

Her insan hayatında fiyatı çok da kesin olmayan bir ürün ya da hizmet almış, evini kiralarken, mobilya alırken pazarlık etmiştir. İş hayatında da bölümler arasında ortaya çıkan farklılıkları gidermek için zaman zaman müzakereler gerekir. Müzakere gerçekte, çelişen çıkarlar arasında uzlaşma sağlamak için bir fırsattır. Sağduyu, insanların yaşadığımız karmaşık dünyada, problemlerini çözmek için yaratıcılıklarını ve akıllarını sonuna kadar kullanmak zorunda olduklarına işaret ediyor.

Herhangi bir anlaşmazlık durumunda çatışan çıkarlar kadar ortak ve uzlaşabilir noktalar da mutlaka vardır. Ortak çıkarlara odaklanmak, anlaşmanın zeminini oluşturur, tartışmayı geçmişteki olumsuz duygu birikimlerinin kısır döngüsünden kurtarır, geleceğe ve şimdiki zamana yöneltmeyi sağlar. Bu yöndeki bir yaklaşıma, stratejik hazırlık ve uygun davranış tarzı da eklenince, özellikle önemli müzakerelerde başarı artar. Sevgili okuyucular, bu yazıda sizlerle, araştırma bulgularından hareketle, başarılı bir müzakerecinin hangi özelliklere sahip olması, ne tür davranışlarda bulunması gerektiğini ele alacağız.

Başarılı müzakerecinin davranışları

Huthwaite Araştırma Grubu’nun 1970’li yıllardan beri yürütmekte olduğu çalışmalar, başarılı müzakereci davranışlarına ilişkin çok değerli ipuçları vermektedir. Katıldığı müzakerelerde başarıları tüm taraflarca teslim edilmiş, bu özelliğiyle haklı bir ün kazanmış ve gerçekleştirdiği anlaşmalar hayata geçirilmiş müzakere ustalarının davranışları ile ortalama müzakereciler karşılaştırılarak, etkili müzakere davranışları saptanmıştır. Bu amaçla 48 başarılı müzakereciyle toplam 102 farklı müzakere izlenip kaydedilmiş, müzakereler öncesinde de usta müzakerecilerle 56, ortalama müzakerecilerle 37 görüşme yapılarak kayda geçirilmiştir.

Planlama aşamasında başarılı müzakereci

Özenli bir hazırlık hemen hemen her başarıda önemli rol oynar. Müzakereciler de görüşme öncesinde mutlaka planlama yaparlar. Ancak usta müzakereciler, planlama yaparken daha çok sayıda seçeneği göz önüne alır, taraflarca ortaya atılabilecek tüm olasılıkları hesaba katmaya çalışırlar. öte yandan ortalama müzakereciler, daha çok kendi yapacaklarına odaklanır, karşı tarafın neler yapabileceği üzerinde daha az dururular.

Başarılı müzakerecilerin, karşı tarafla aralarındaki olası ortak paydaları tespit etmek için ortalama müzakerecilerden 3 kat fazla zaman harcadıkları gözlemlenmiştir. Daha müzakere öncesinde bir anlaşma ortamının zeminini oluşturmak, görüşmeler sırasında çatışmalarla zaman kaybetmeyi önler. Yine usta müzakereciler, müzakere hedefini bir tavan ve taban değer arasındaki belirlemektedir; örneğin, üst yönetimden bir ödenek talep eden proje yöneticisi bütçesini örneğin, 110 bin ile 135 bin dolar aralığında belirler ve müzakereyi bu sınırlar içinde yürütür. Ortalama müzakereciler ise sabit bir nokta hedef koymayı, örneğin, bütçeyi 140 bin dolardan müzakere etmeyi tercih eder.

Planlama birçok kişi için, belirli bir süre içindeki olası olay ve davranışları sıraya koyma, art arda sıralama anlamına gelir. Ancak “insan boyutu”nun ağırlıkta olduğu durumlarda akış planlamasının başarısı karşı tarafın rızası ve işbirliğine bağlıdır. Hatta müzakerenin akışı da bir müzakere konusudur.

Ortalama müzakereciler akış planlamasına fazlasıyla bel bağlarlar: “önce A’yı öne süreceğim, sonra B’den bahsedeceğim, arkasından C’yi ele alacağım, D ile bitireceğim.” Oysa kendisi A’dan söz ederken, karşı taraf D’ye geçmişse planı bozulur. Buna karşılık başarılı müzakereci sıralamayı değil, konuları planlar ve esnek davranır. Konu dizileri arasında sıra bağlantısı kurmamaya özen gösterir.

Müzakereciler için öncelik, müzakereden elde edilen kazanımların bir an önce hayata geçirilmesidir. O nedenle hazırlık aşamasında, hem başarılı hem ortalama müzakereciler, müzakerenin uzun vadeli sonuçlarından çok, kısa vadeli sonuçlarına odaklanırlar. Ancak, daha ileride de göreceğimiz gibi, usta müzakereciler konuşulanların açıkça anlaşıldığından emin olmak ve sonuçların uygulanmasını güvence altına almak için çaba gösteriler. Buna karşılık ortalama müzakereciler, müzakereyi bir an önce pürüzsüz bitirmek uğruna bazı konuları belirsiz bırakarak sonuçların uygulanmasını risk ederler.

Görüşme sürecinde davranışlar

Müzakere görüşmelerini yürütürken de başarılı müzakerecileri diğerlerinden ayırt eden bir dizi özgün davranış vardır.

Rahatsız edici ifadeler: Deneyimli müzakereciler genellikle olumsuz bir tavrın zıtlaşmaya neden olduğunu bilirler. Yine de bazı kişiler, hiçbir ikna gücü olmasa da, imalı sözler kullanmayı severler, övünmekten vazgeçemezler. örneğin, müzakereci kendi önerisini “İşte mükemmel bir teklif” olarak sunar ya da teklifi “adil”, “makul” olarak tanımlar. Oysa bu davranış karşı tarafın “adil ya da makul olmadığını” ima eder. Başarılı müzakereciler bu davranış tarzından özenle kaçınmaktadır.

Öneriye karşı öneri: Satış müzakerelerinde sık rastladığımız bir durumdur: Satış temsilcisi bir fiyat ve ödeme planı sunar. Müşteri buna cevap olarak hemen kendi zihnindeki fiyatı ve ödeme planını öne sürer. Oysa araştırmalar, önerinin hemen ardından sunulan karşı-önerinin, öteki tarafça bir öneri olarak algılanmadığını, aksine bir engelleme ya da itiraz olarak yorumlandığını göstermektedir. Gerçekten de usta müzakerecilerin bu davranıştan kaçındıkları, karşı tekliflerini bir süre ertelemeyi tercih ettikleri görülmektedir.

Savunma / saldırma: Müzakerelerde hemen her zaman duygusal tepkilere rastlanır. Bunlar, saldırgan olabildiği gibi savunma davranışları da olabilir. Denetlenmediğinde bu tür davranışlar tırmanma ve giderek şiddetlenme eğilimi gösterir: Bir taraf saldırır, öteki kendini savunur, ancak bu durum, karşı tarafça saldırı olarak algılanır, hareketi ilk başlatanın saldırganlığı şiddetlenir ve bu böyle sürer gider.

Ortalama müzakereciler hemen savunmaya geçme tuzağına çok sık düşer ve usta müzakerecilerden 3 kat daha fazla saldırı ve savunma davranışı gösterirler: “Bunun için bizi suçlayamazsınız” ya da “İşlerin bu noktaya varmasından biz sorumlu değiliz. Oysa usta müzakereciler, savunmadan kaçınırlar ve saldırıya geçmeye karar verdiklerinde de bunu, ansızın ve vurucu bir biçimde yaparlar. Böyle bir tutum, duygusal bir patlamanın sonucu olan reaktif bir tavır değil, düşünülerek verilmiş bir kararın sonucudur.

Erken uyarı: Usta müzakerecilerin ilgi çekici bir davranışı da, bir adım sonra başvuracakları davranışı önceden haber verme eğilimidir. örneğin, “diyecekleri zaman, “Bir şey sorabilir miyim? üretimde gecikme olursa, zararımızı nasıl telafi etmeyi düşünüyorsunuz?” diyerek, karşı tarafı gelmekte olan soruya hazırlarlar. Tekliflerini doğrudan söylemek yerine, “İzin verirseniz bir öneride bulunayım…” diyerek söze başlarlar. Ortalama müzakerecinin ise önceden haber verdiği tek davranış itirazlardır: “Buna itiraz ediyorum, çünkü..” gibi.

Usta müzakereci ise, itiraz edeceği zaman önceden bir ipucu vermekten özellikle kaçınır. önce gerekçelerini sıralar, sonra itirazını yavaş yavaş bunun üzerine kurar. Uyarı cümlesiyle hem müzakerenin ateşini ve temposunu düşürür, hem de karşı tarafın dikkatini bir önceki konudan yeni konuya yönlendirir. Bu tutum, aynı zamanda da belirsizliği azaltır.

Anlaşıldığını sınama ve özetleme: Başarılı müzakereciler, her tezin ve her teklifin doğru anlaşılıp anlaşılmadığını sınamaya ve özetlemeye çok daha fazla özen gösterir. Sınamak, görüşmenin önceki aşamalarında yapılmış bir katkının, dile getirilmiş bir ifadenin, herkesin zihninde açık olup olmadığını kontrol etmektir. özetlemek ise görüşmede değinilen konuların kısa ve öz bir biçimde yeniden ifade edilmesidir. Her ikisi de yanlış anlamaları önler. Yansıtma yöntemi de bu amaçla kullanılır: “Sözlerinizden, bu teklifte düşünmeye değer hiçbir şey görmediğinizi mi anlamalıyım?” gibi.

Ortalama müzakereciler, bazı noktaları kasıtlı olarak, itiraza sebep olur endişesiyle belirsiz ve havada bırakırlar. Amaçları bir an önce anlaşmaya varmaktır. Oysa usta müzakereci başarılı uygulamaya çok daha fazla önem verir. O yüzden, müzakere sürecinde temel noktaların anlaşılıp anlaşılmadığını sınamayı ve konuşulanları özetlemeyi ihmal etmez.

Soru sorma: Pek çok müzakereci soru sorma tekniklerinin müzakere başarısı için çok önemli olduğunu bilir. çünkü sorular;

  1. Karşı tarafın görüşleri ve konumu hakkında bilgi verir
  2. Görüşmeyi denetleme üstünlüğü sağlar
  3. Soru sorarak itirazlarla daha kolay başaçıkılabilir
  4. Karşı tarafı meşgul eder ve onun düşünme zamanını azaltır
  5. Müzakereciye nefes almak ve düşüncelerini toparlamak için zaman kazandırır.

Duyguların dışavurumu: Yaygın görüş, müzakerecilerin kartlarını kapalı oynayan, duygularını belli etmeyen ve kendine saklayan biri olduğu yönündedir. Oysa çalışmalar, usta müzakerecilerin karşı tarafa zihinlerinden geçenler ve duygularıyla ilgili daha fazla bilgi verdiğini göstermektedir. Bu dışavurum, sanıldığının aksine zayıflık olarak algılanmaz ve karşı tarafa güven verir. örneğin, ortalama bir müzakereci, kuşkulu bir durumla karşılaşınca, çoğu zaman sessiz kalmayı seçer. Başarılı müzakereci ise, durumla ilgili duyguları hakkında yorum yapar, “Şu anda dediğiniz şeye nasıl tepki vereceğimi bilmiyorum. Eğer bana verdiğiniz bilgi doğru ise teklifinizi kabul etmek isterim; ama içimde bunun doğruluğuyla ilgili şüpheler var. Yani bir yandan memnuniyet duyuyorum, bir yandan da şüphe hissediyorum. Bu konuda bana yardımcı olur musunuz?” gibi.

Gerekçeleri ekonomik kullanma: Genel kanının aksine, araştırmalar bir fikri desteklemek için peş peşe bir sürü gerekçe göstermenin yarardan çok zarar getirdiğini söylemektedir. çünkü müzakereci farkında olmadan karşısındakine, reddedebileceği çok sayıda gerekçe seçeneği sunmaktadır. Tezinizi destekleyen beş gerekçe öne sürseniz ve bunların bir tanesi güçlü olmasa, karşı taraf bu gerekçeye odaklanacaktır. Ortaya ne kadar çok gerekçe koyarsanız, tez o kadar zayıflayacaktır.

Usta müzakerecilerin savundukları tezleri desteklemek için daha az sayıda gerekçe gösterdiği gözlenmiştir. Onlar sadece tek bir gerekçe öne sürmeye özen gösterirler; ancak bu gerekçeleri çürütülürse ikinci bir gerekçeyi ortaya atarlar.

Müzakereden ders çıkarma: Usta müzakerecilerin üçte ikisinden fazlası, bir müzakerenin ardından süreci gözden geçirmek için vakit ayırdıklarını ve aldıkları dersler üzerinde düşündüklerini söylerler. çeşitli kesimlerden müzakereciler arasında yapılan bir karşılaştırma, yöneticilerin büyük ihtimalle başka sorumlulukları ve zaman baskısı yüzünden sendika temsilcilerine oranla bu gözden geçirmeyi yapmakta zorlandıklarını göstermektedir. Dahası sendika müzakerecilerinin, müzakere becerilerini profesyonel yöneticilere oranla çok daha hızla kazandıklarına dikkat çekilmektedir.

Sonuç

Müzakerenin kendine özgü bir mantığı ve gerekleri vardır ve etkin müzakere becerileri eğitim ve bilinçli bir çabayla geliştirilebilir. Ancak daha da önemlisi, kişinin kendi kişilik özellikleri doğrultusunda ortaya çıkan kişisel müzakere tarzını bilmesidir. Uzun yıllardır “Kazanmak Yetmez®” adıyla verdiğimiz müzakere becerileri eğitimleri içinde katılımcıların, çatışma ve anlaşmazlıklar karşısında, kaçınma, gözardı etme, boyun eğme, karşı koyma, uzlaşma gibi davranışlardan hangisine yatkın olduklarının farkına varmalarını, müzakere becerilerini değer sistemlerinde yapacakları değişiklik temelinde geliştirmelerini sağlıyoruz. Müzakere görüşmelerinde başarının, önemli ölçüde konuya odaklanmak, yaşayarak öğrenmek ve deneyim ve yaşantılardan ders almakla gerçekleştiğini görüyoruz. Başka başarılar farklı mı kazanılıyor, ne dersiniz?

Sending
User Review
0 (0 votes)

Add a Comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.