Evden çalışırken verimli olmak ve zihinsel sağlığı korumak için öneriler

Evden çalışmak birçoklarına yolda geçen zamanı aile, dinlenme ve kişisel ilgiler için kullanmak adına, çok iyi ve rahatlatıcı bir imkan gibi gelir. Covid-19 nedeniyle birçok işyerinde hayata geçirilmesi gündemde olan bu konu ile ilgili kendi uygulamalarımızdan çıkan sonuçları ve yapılan araştırmalardan öğrenilenleri paylaşmanın uygun olacağını düşündüm.

Kriz dönemlerinin klasik klişesi “her krizin aynı zamanda bir fırsat içerdiğidir”. Sahip oldukları anlayış ve kurum kültürü açısından evden çalışma düzenini aklına dahi getirmeyecek olan kurumlar, son günlerdeki gelişmeler nedeniyle, bu sisteme uyum sağlama çabası içindeler. Bu durum çalışanların içindeki yaratıcı potansiyeli ortaya çıkartmak için bir fırsattır. Başta IT ve İK bölümleri olmak üzere, çalışanlar ve yöneticiler değişime uyum ve geleceğe hazırlık açısından bir sınav sürecindeler. Bu aynı zamanda moda kavram olan kurumsal ve yönetsel çeviklik açısından da bir test olarak değerlendirilebilir.

Evde olmak ve işe odaklanmak iki tarafı keskin bir kılıçtır. Bu hem kurumlar hem de çalışanlar için geçerlidir. Kurumlar açısından zorluk, birçok iş alanında ve şirkette çalışanın gerçek verimliliğini ölçmenin zorluğundan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle çalışanlar ‘göz önünde ve el altında’, olurlarsa, işlerini yaptıkları varsayılır. Özellikle kurucu babanın yöntemlerinin geçerli olduğu şirketlerde patron işten ayrılmadan iş yerini terk etmek, çalışmayı hafife almak sayılır ve iyi gözle bakılmaz.

Diğer taraftan çalışan açısından da durum kolay değildir. Öz disiplini zayıf ve dış otorite tarafından yönetilmeye alışmış, dış kontrol odağına sahip bireylerden oluşan, Türkiye gibi toplumlarda, kişilerin görevlerini kendi iradeleriyle iş ortamı ölçüsünde ciddiyetle yapmaları kolay değildir. Örneğin, evde birikmiş çamaşır yığınına gözün takılması ve aklındaki bu yükten kurtulmak, bazılarına işi sonra yapmak için bir neden olabilir; bazılarına ise Netflix’te uzun zamandır izlemeyi düşündüğü mini diziyi izlemek erteleme için nedendir. Bu gibi dürtüsel nedenler patron veya yöneticinin kişiye yüklediği işten daha cazip gelebilir. “Ne de olsa sorumluluğumda olan işi yapmak için zamanım var” diye düşünmek rahatlatıcıdır. Oysa işe odaklanmak ve görevi tamamlamak için özel gayret ve sistemli bir yaklaşım gerektirir. 

Evden çalışma konusunu araştıran MetaFilter adlı webbloğunun kurucusu Matt Haughey bu çalışma düzeni için uyulması gereken bazı ilkelerin verimliliği artırdığını yazmıştır.

Çalışanlar açısından

  1. Hazır olmak: Saati kur, belirlediğin zamanda uyan, kişisel bakımını ihmal etme, iyi bir kahvaltı yap, üzerine düzgün bir kıyafet giy ve dik otur.
  2. Çalışma alanı oluşturmak: Çalışma süresi içinde sadece çalışmak için kullanacağın bir mekan hazırla. Burayı çalışma dışında yemek, sosyalleşmek, tv izleme vb etkinliklerin için kullanmaktan kesinlikle kaçın. Çalışmak için koltuk veya yatağı kullanmayı aklına bile getirme. Evde başkaları varsa kapın kapalı, rahatsız edici seslerden uzak bir düzen kur. Örneğin İngiltere’de bildiğim küçük çocuğu ve bakıcısı olan bazı aileler, çalışma saatleri sırasında evden gitmiş gibi yapar ve kapalı kapı arkasında çalışırdı.
  3. Arkadaş edinmek: İnsanlar sosyal canlılardır ve kişilik özelliklerine bağlı olarak çeşitli düzeyde yalnızlıktan sıkılır. Durham Üniversitesi’nden Dr. Thuy vy Nguyen, işyerinde çevredeki seslerin, gereksiz konuşmaların ve özellikle gevezelerin verimliliği düşürmesine rağmen, arkadaşların aynı zamanda verimliliği artırmaya yardımcı olabileceğini bu nedenle de evden çalışırken, fikir alışverişinde bulunacak bir arkadaş seçmenin yaralı olacağını söylemektedir.
  4. Plan ve program yapmak: Gündelik plan yapmak her türlü iş için verimliliği artırmanın önemli koşullarından biridir. Günlük programlar çoğunlukla başkaları tarafından etkilenir. Ancak evden çalışanların yapılanmış bir plana her zamankinden daha fazla ihtiyaçları vardır. Dr. Nguyen, günlük zaman akışına dayanan yapılanmış bir programın evden çalışanlar ve özellikle de yalnız olanlar için en temel öge olduğunu söylemiştir. Böyle bir programın içinde çevrede kısa yürüyüş, çocuklarla oyun, evdekilerle kısa sosyalleşme veya özel maillerin cevaplanması için kullanılacak birkaç dinlenme arası yer almalıdır. Dinlenme araları film/video izlemek veya sosyal medyada gezinmek için kesinlikle kullanılmamalıdır.
  5. İletişimi çeşitlendirmek: Evden çalışmak ekran başında sadece maillere odaklanmak değildir. Bunun için farklı dijital araçları kullanarak ofis ortamındaki yaşantıların benzerlerini oluşturmak mümkündür. Örneğin yüz yüze görüşmeye imkan veren MS Teams, Skype, Whatsapp ve benzeri uygulamaları kullanmak, video konferanslar aracılığı ile etkileşimlerin verimliliğini artırılabilir.

Ekran üzerinden iletişimde dikkat edilmesi gerekenler

  • Ekran üzerinden yapılan iletişimler birden fazla kişiyi içine alıyorsa bir yönetici atanması yerinde olur. Böylece sesler birbirine karışmaz ve birbirini dinlemek ve izlemek kolaylaşır.
  • Ekran önünde konuşanın arkasından gelen ışığa dikkat etmesi gerekir. Böyle bir ışık yüzün karanlıkta kalmasına neden olacağı için diğer kişilerin izlemesini zorlaştırır.
  • Yüz yüze iletişimin önemli ögesi göz temasıdır. Konuşan doğal olarak ekrana bakma eğilimindedir, oysa göz teması etkisi kameraya bakarak sağlanır.

Yöneticiler açısından

  1. Düzenli toplantılar yapmak: Evden çalışma düzenine geçen kurumların mutlaka uygulamaları gereken bir uygulama düzenli sabah toplantıları yapmaktır. Sabah belirli bir saatte 15 dakikayı aşmayan ekip toplantılarında çalışanlar günlük programını açıklar ve bir gün önce koydukları hedeflerde aldıkları yolu dile getirirler. Bazı kurumlar buna akşam bir toplantı daha ekleyerek topluca günlük hedeflerin üzerinden geçmeyi tercih etmektedir. Böylece yöneticilerin, özellikle güncel olan covid-19 pandemisi gibi durumlarda, çalışanlarla mümkün olduğu kadar iletişim içinde olmaları, çalışanları bilgilendirmeleri ve onlara yalnız olmadıklarını hissettirmeleri mümkün olur.
  2. Ekip bağı oluşturmak: Harvard Business Scholl’dan Prithwiraj Choudhury uzaktan çalışma konusunu araştırdığı çalışmasında, coğrafi olarak farklı mekanlarda yapılan pizza partileri gibi dostluk geliştirici yöntemler önermektedir. Örneğin US Patent Office çalışanları aynı saatte ısmarladıkları aynı pizzayı yemenin ekip bağı oluşturduğunu bildirmişlerdir. Benzer şekilde ekip üyelerinin doğum günlerini video  konferans aracılığı ile kutlamak ve her üyenin doğum gününü kutlayan kişiye özelleşmiş mesaj göndermesini sağlamak, ekip bağını güçlendirmektedir.

Sonuç

Evden çalışmak başlangıçta çok rahatlatıcı, özellikle İstanbul gibi büyük bir şehirde trafikteki zaman ve enerji kaybını önleyeceği için verimlilik artırıcı ve rahat bir uygulama gibi gözükse de birçok kişi için uygun bir yöntem değildir. Böyle bir çalışma düzeni, kişilik özelliklerine bağlı olarak, herkes için belirli ölçüde streslidir. Bu duruma uyum sağlamak hem kurumlar hem de çalışanlar için özel hazırlık ve disiplin gerektirir. Ancak sonucundaki ödüllere ulaşmak her şeyden önce endişeleri bir yana bırakıp zihinsel hijyene sahip olmakla mümkün olacaktır.

Sending
User Review
4.66 (44 votes)
6 Comments

Add a Comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.